La riunione di lavoro

La Riunione è uno strumento di comunicazione tra due o più persone per raggiungere insieme un obiettivo comune. Perché sia efficace richiede una attenzione sistemica sia a livello dei contenuti sia a quello delle relazioni. Le riunioni si fanno perché:

•  permettono lo scambio di informazioni;
•  Permettono la condivisione dei problemi e la ricerca del consenso attorno alle decisioni;
•      Contribuiscono alla costruzione/mantenimento della logica di team e nutre il senso di   appartenenza alla squadra.

E’ fondamentale per chi promuove una riunione decidere con chiarezza gli obiettivi.

POSSIBILI OBIETTIVI DI UNA RIUNIONE
Decisionali, informativi, di consultazione e confronto, di progetto (pianificazione, analisi, disegno, coordinamento delle attività), formativi, negoziali, motivazionali, persuasivi, di ricerca di soluzioni innovative oppure ad un problema.
Le fasi per preparare una riunione sono:

FASE 1: PREPARARE LA RIUNIONE
1. definire in modo chiaro l’ordine del giorno e le finalità della riunione
2. definire i partecipanti
3. definire la durata complessiva
4. affrontare gli aspetti logistici: prenotazioni varie di sala, strumenti necessari, confort ecc…
5. affrontare gli aspetti organizzativi: convocazione formale e verifica di partecipazione
6. preparare il tipo d’intervento
7. preparare la documentazione

FASE 2: COORDINARE LA RIUNIONE
1. Apertura o inizio lavori (esplicitare obiettivi, contenuti e tempi, presentare i partecipanti definire eventuali ruoli)
2. esposizione (intervento introduttivo)
3. utilizzo di strumenti visivi (lavagna di carta o luminosa…)
4. coordinamento degli interventi e gestione delle dinamiche relazionali
5. facilitazione della partecipazione
6. gestione dei comportamenti “eccessivi” (chi interviene troppe volte, chi troppo a lungo, polemiche eccessive, conflitti tra partecipanti, chi non partecipa, ….)
7. gestione delle domande e/o delle obiezioni (di tipo contenutistico, di tipo emotivo)
8. sintesi (dell’elaborazione, della decisione, del piano di lavoro, degli incarichi operativi)
9. verifica (del consenso, della comprensione, delle iniziative da intraprendere, della motivazione, ecc…)
10. chiusura o fine lavori (ribadire e sottolineare gli output raggiunti e condivisi, individuare contenuti rimasti aperti o rinviati)

FASE 3: DOPO LA RIUNIONE
1. Stesura verbale (report analitico degli interventi e/o report sintetico delle conclusioni, con le azioni da effettuare)
2. Invio verbale a tutti i partecipanti ed altri interessati (comunicazione e responsabilizzazione)
3. Attuazione (utilizzo output nel lavoro, momenti di supervisione dell’attuazione altrui)
4. Eventuale follow-up

Il successo di una riunione dipende dal tipo di interazione dei partecipanti e delle modalità con cui si arriva all’obiettivo. Potrebbe sembrare superfluo, ma purtroppo la realtà dei fatti ci dimostra che molte persone, anche in ruoli di responsabilità, hanno ancora bisogno di imparare le più elementari norme di buona educazione necessarie per rendere tollerabile il loro comportamento in una riunione. Le ricordiamo in breve:
 arrivare alla riunione in orario;
 portare i dati e le documentazioni di cui si dispone;
 non disturbare durante il corso della riunione;
 dimostrare rispetto per tutti i partecipanti;
 cooperare attivamente alla formulazione dello scopo e della conclusione;
 sforzarsi di essere obiettivo;
 occuparsi dell'esecuzione degli incarichi ricevuti ed informare tutti i partecipanti dei risultati;
 negli interventi alla discussione, attenersi all'argomento, senza divagare;
 ascoltare ciò che ognuno degli altri ha da dire, anche se non si è d'accordo;
 non interrompere mai gli altri con interventi arbitrari;;
 evitare personalismi;
 ad ognuno il suo turno;
 durante la discussione mantenere la calma.

I PARTECIPANTI ALLA RIUNIONE, Vediamo quali tipi :
1. Il polemico: Bisogna fare attenzione a che non influisca troppo sul gruppo.
2. Il positivo: è un importante aiuto nella discussione.
3. Il saccente: bisogna fare in modo che le idee che egli esprime vengano valutate dagli altri partecipanti.
4. Il parlatore: si dovrà limitare la sua verbosità.
5. II timido: bisogna stimolare la sua fiducia in sé stesso, per ottenere la sua collaborazione.
6. L'indifferente: questo comportamento può derivare da mancanza di motivazione specifica per l'argomento della riunione, oppure da demotivazione generica per l'ambiente di lavoro.
7. II presuntuoso: si dovrà evitare di criticarlo direttamente

Parlando di riunioni, cioè di circostanze in cui possono essere presentate idee nuove, non si può ignorare la possibile reazione negativa e le conseguenti manovre per tentare di neutralizzare l'idea nuova. Relativamente alle modalità con cui si può annientare un’idea, si segnalano le seguenti: Ignorarla: Ridicolizzarla: Sommergerla di elogi: Fare notare che non è mai stata sperimentata; Insinuare che non è nuova:  Dichiarare che non è degna dell'etica dell'azienda: Fare valere l'argomento costo: Tentare il colpo del "l'abbiamo già provata; Raffreddare l'ambiente: con commenti quali: "mi sembra un po' strampalata", Bloccarla con una contro-proposta:.