E' impossibile analizzare le cause degli scostamenti dagli obiettivi fissati, se non abbiamo i numeri relativi a queste cause.
Cosa fare?
La prima azione è identificare i processi aziendali e individuare le funzioni e le loro responsabilità.
La seconda azione è definire chiaramente gli obiettivi da raggiungere.
Una volta definito chi fa cosa, è necessario metere in atto un sistema di raccolta dati che metta in evidenza le reali cause di scostamento. Alla fine si individuano gli indicatori numerici di efficacia e di efficienza.
Ad esempio: se vogliamo conoscere l'efficienza produttiva di una organizzazione, la prima cosa che dobbiamo fare e identificare il processo e definire gli standard da raggiungere ogni giorno (la quantità di prodotto da realizzare e la relativa manodopera da impiegare).
La seconda azione è impostare un foglio di raccolta dati nel quale trascrivere tutte le cause che determinano un fermo della linea/impianto di produzione.
La terza azione è impostare una elaborazione dei dati produttivi trovando i relativi indici di efficienza produttiva.
Primo indice è il rapporto percentuale tra la quantità di prodotto realizzata e la quantità di prodotto teorico da realizzare.
Il secondo indice è il rapporto percentuale tra le ore di manodopera impiegate e le ore di manodopera teoriche.
Questi indici hanno molteplici funzioni: permettono la valutazione dell'andamento dell'attività produttiva, permettono di valutare le performance dei responsabili del settore e permettono di conoscere esattamente quali sono le cause dello scostamento.Una volta conosciute le cause si affronteranno una per volta per rimuoverle. Di conseguenza l'indice di efficienza salirà.
Buon lavoro!
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